Ayuda y soporte

En la pantalla de acceso elige «Soy nuevo · Crear cuenta». Escribe tu correo y una contraseña propia de Oficina Fácil, de al menos 6 caracteres. No necesitas usar la contraseña de tu correo. Abre el mensaje de confirmación, confirma tu dirección y vuelve a «Ya tengo cuenta · Entrar». Si la cuenta ya está creada, no repitas el registro. La confirmación del correo y la recuperación de contraseña son pasos distintos.

Revisa que hayas escrito bien tu dirección y comprueba Spam o correo no deseado. Si aún no has confirmado el correo, pulsa «Reenviar confirmación» cuando aparezca esa opción. Espera unos minutos antes de repetirlo. Entrar de nuevo no reenvía automáticamente la confirmación. Si has olvidado la contraseña, pulsa «He olvidado mi contraseña» y solicita el enlace con el mismo correo. Usa el mensaje más reciente y vuelve a entrar con la contraseña nueva. No compartas contraseñas ni códigos con soporte. Si aparece un error persistente, conserva el texto del aviso y contacta con soporte.

La prueba comienza al acceder por primera vez con tu cuenta autenticada y dura 14 días. Volver a instalar o cambiar de dispositivo no reinicia el plazo. Al finalizar se comprueba la suscripción para continuar usando las funciones. No se realiza un cobro por crear la cuenta de prueba; cualquier contratación debe completarse expresamente en el servicio de pago disponible.

Elige tu actividad en la configuración de trabajos. Cada especialidad tiene su nombre e icono. «Puertas de garaje y automatismos», «Cerrajería» y «Carpintería metálica» son opciones diferentes. La elección adapta los tipos y campos de trabajo; revisa la especialidad antes de preparar una ficha.

En Ajustes revisa nombre, datos de empresa, logo y plantilla. En Inicio encontrarás Mi Agenda, los trabajos o accesos de instalaciones y reparaciones, Croquis y medidas y Albaranes. En Documentos y resumen están Facturas, Gastos, Presupuestos y Resúmenes. Herramientas incluye las opciones de importación y copia de seguridad. Algunos accesos dependen de tu configuración.

Al final de Inicio encontrarás «Tu oficina en el móvil» y la opción de instalar, cuando el navegador lo permite. También puedes abrir la dirección de la aplicación en móvil, tablet u ordenador. La instalación web es independiente de Google Play. Utiliza la misma cuenta en tus dispositivos y comprueba el guardado en la nube.

Sí. Los campos se pueden completar por teclado. Los buscadores disponen de escritura y, donde aparece «Buscar por voz», también de dictado. La voz ayuda a preparar los datos; revisa nombres, fechas e importes antes de guardarlos.

En Facturas y Presupuestos utiliza su buscador específico; también está disponible dentro de Nuevo presupuesto y Nueva factura. Escribe el nombre o número, o pulsa «Buscar por voz». Ejemplos: «Búscame las facturas de Juanito» o «Presupuesto 2026 barra 12». Pulsa Abrir en el resultado. La búsqueda no modifica el documento que estés preparando.

Abre Resúmenes → Pendiente de cobrar y busca al cliente. Verás sus facturas pendientes, el saldo de cada una, el total y los vencimientos. En Clientes puedes consultar sus facturas y presupuestos juntos. La búsqueda específica de facturas muestra el total pendiente y el vencido de los resultados; las facturas con cobro por revisar se identifican y no se suman como deuda confirmada.

En los listados de trabajos, instalaciones, reparaciones, Croquis y medidas, Albaranes y Gastos, y en las búsquedas de agenda, clientes, cobros pendientes y pagos a proveedores. Utiliza Limpiar para retirar la búsqueda. Los filtros de estado o fechas del apartado también pueden limitar los resultados. En agenda, al escribir una búsqueda se selecciona la vista de todas las citas activas.

Prueba una parte del nombre o el número exacto, revisa si estás en Facturas o Presupuestos y limpia los filtros. Comprueba la cuenta y que los datos hayan terminado de cargar. El asistente general también puede buscar por datos del cliente como dirección, población, NIF o teléfono. Una búsqueda sin resultados no significa que el documento se haya borrado.

Pulsa Hablar o Buscar por voz y acepta el permiso del micrófono. El botón se pone rojo durante la grabación. Puedes hacer pausas; pulsa otra vez para terminar y procesar. Durante la transcripción consulta el mensaje de estado. Que termine el color rojo significa que ha terminado la grabación, no que se haya guardado el documento.

Comprueba que el navegador o la aplicación tiene permiso de micrófono en los ajustes del dispositivo y en los permisos del sitio. Cierra otras grabaciones y comprueba la conexión. Si aparece Cancelar apertura, puedes cancelarla y volver a intentarlo. Puedes continuar con el teclado. No necesitas borrar los datos de la aplicación.

Utiliza Cancelar espera, Interrumpir espera o la opción de cancelación que muestre ese apartado. Cuando aparece Reintentar voz o Recuperar grabación, puedes volver a procesar el audio conservado en esa pantalla. Los controles de espera y recuperación evitan tener que abrir un segundo micrófono. Si vuelves desde otra aplicación, espera el mensaje de estado antes de repetir.

El texto que ya has escrito se conserva al cancelar el dictado. Descartar audio elimina esa grabación. Termina o cancela un dictado antes de abrir otro. El audio de recuperación está ligado a la pantalla y cuenta actuales: cambiar de pantalla, cerrar o recargar puede impedir recuperarlo. Antes de salir conserva el texto que necesites.

Dictar o buscar prepara texto y datos; por sí solo no envía un mensaje ni confirma un cobro. Revisa los datos y utiliza los botones de guardar o enviar. El archivo automático de recibos domiciliados es una regla aparte por vencimiento; se explica en Pagos a proveedores.

Abre el presupuesto y utiliza Crear factura cuando esté aceptado. Si ya tiene una factura vinculada, abre la existente para evitar duplicarla. Revisa el resultado y sus datos antes de continuar. La preparación de un borrador no acredita por sí sola la emisión fiscal definitiva.

Abre el documento y utiliza las acciones de compartir o enviar. El documento se prepara con su logo y datos. En el móvil, el menú de compartir puede pedirte que elijas WhatsApp o tu aplicación de correo y el destinatario. En email también puede aparecer la opción de preparar un borrador .eml con destinatario, mensaje y PNG adjunto; necesita una aplicación de correo compatible. Revisa el adjunto y pulsa Enviar en la aplicación de destino.

En el panel de envío elige compartir el PNG desde tu correo o descargar el documento y adjuntarlo con el clip antes de enviar. Algunos navegadores y aplicaciones de correo no admiten compartir archivos o abrir borradores .eml. Selecciona la cuenta de correo desde la aplicación de destino. Abrir un correo o descargar un borrador no lo envía automáticamente.

Abre el documento y usa la acción de imprimir o guardar PDF disponible. Revisa la vista previa y el tamaño A4 antes de confirmar. Los resúmenes también tienen opciones de PDF, impresión y exportación. El archivo del documento y el PDF de un resumen pueden utilizar formatos diferentes.

Pendiente de cobrar agrupa la deuda confirmada de clientes; Cobrado muestra los cobros registrados. Inicio conserva el resumen general. Una búsqueda por cliente muestra su selección, sin modificar las facturas ni el total general de tu empresa. Los documentos importados cuyo cobro está por revisar deben comprobarse antes de tratarlos como deuda confirmada.

La fecha de vencimiento indica cuándo esperas cobrar. Si pasa, la factura sigue pendiente: no se marca cobrada automáticamente. En Ver / cobro parcial registra el importe recibido. Marca como cobrada solo después de comprobar el ingreso completo. El saldo pendiente se recalcula sin duplicar la factura.

En los cobros que tienen estas acciones disponibles puedes llamar al teléfono guardado, preparar el recordatorio por WhatsApp o email y compartir el documento. El mensaje se prepara con los datos de la factura y puedes modificarlo. Revisa el destinatario y envíalo desde WhatsApp o tu correo; preparar el mensaje no lo envía ni registra un cobro.

En Inicio y en Pendiente de cobrar. En los controles de la factura puedes elegir la antelación disponible o una fecha de aviso y añadirlo al calendario. Si indicas que el recordatorio está gestionado, la factura seguirá pendiente hasta registrar el ingreso. Si cambias o cancelas un aviso ya exportado al calendario, actualiza también ese evento.

En Gastos usa el buscador del listado, aunque todavía no haya registros. Busca por proveedor, descripción o referencia; también puedes pulsar «Buscar por voz» y volver a pulsar para terminar el dictado. El botón rojo indica que está grabando. Limpiar retira la búsqueda. Buscar no modifica ni elimina los gastos guardados.

En Gastos utiliza Hacer foto o Galería o archivos. La IA propone proveedor, fecha, número, concepto, base, IVA y total, y también vencimiento, forma de pago y nombre del banco cuando constan. Tu empresa es el receptor; el proveedor es quien emite la factura. Revisa los campos y guarda el gasto. La lectura puede necesitar corrección si el archivo está borroso o incompleto.

La IA no debe inventar una fecha ni confundirla con la fecha de emisión. Si falta, es ilegible o hay varios vencimientos, revisa el aviso y el documento. El control actual utiliza un vencimiento por gasto: no asigna automáticamente el total de una factura a uno de varios plazos. Corrige o completa la planificación antes de depender del aviso.

No. Al guardar un gasto pendiente con vencimiento se prepara por defecto un aviso 3 días antes. Puedes elegir 1, 2, 3 o 7 días antes, el mismo día o Sin aviso. Se muestran los avisos activos en Inicio, la campana y Resumen de gastos → Vencimientos de proveedores. Un gasto sin fecha legible necesita revisión para poder avisarte.

Abre Resumen de gastos → Vencimientos de proveedores → Ver pagos y recordatorios. El listado se ordena por fecha y muestra proveedor, referencia, importe, banco si consta y medio de pago. Puedes buscar por teclado o voz y ver pendientes, avisos activos, vencidos, pagados/archivados o pagos por revisar. Arriba tienes el total pendiente, los próximos 7 días y los vencidos de la búsqueda.

Sí, cuando el gasto está pendiente, tiene vencimiento y está activada la opción de archivo automático para Recibo domiciliado. Se actualiza al abrir o usar la aplicación. Queda identificado como «Cargo previsto por domiciliación» y «Archivado automáticamente, sin verificar en banco». No es una confirmación bancaria. Los demás medios de pago no se marcan pagados solo porque haya pasado la fecha.

En Pagados / archivados localiza el cargo automático y pulsa «Recibo devuelto / volver a pendiente». Se desactiva su archivo automático para evitar que vuelva a archivarse al instante. Después puedes corregir el vencimiento o registrar su pago real. Si el pago fue por transferencia, contado u otro medio, puedes utilizar Confirmar pago e indicar su fecha real.

No. Cambia su estado de pago, no se añade otro gasto ni cambia su importe. El resumen contable se calcula por fecha del documento; la previsión de pagos utiliza el vencimiento y puede corresponder a otro mes. En nóminas, si se ha indicado el neto, la previsión usa ese neto; el coste de personal puede ser distinto.

Los gastos fijos permiten preparar el siguiente mes conservando los datos habituales; revisa el nuevo justificante y guarda esa mensualidad. No se confirma un pago real por repetir el gasto. En gastos anteriores puedes abrir Ver / corregir, revisar el vencimiento o volver a leer el justificante guardado para proponer los nuevos campos. No des por supuesto que los documentos antiguos tienen ya una fecha de vencimiento.

Verde: cobros, dinero que te deben los clientes. Naranja: próximos pagos a proveedores. Azul: agenda, citas y visitas. Rojo: vencidos pendientes, de cobro o pago. Los avisos mantienen sus textos e iconos; el color no es la única indicación. Un recibo archivado automáticamente no demuestra que el banco lo haya cargado.

La campana reúne agenda y pagos a proveedores; al abrirla puedes consultar cada grupo. Su indicador es azul para agenda, naranja para pagos y combina ambos colores cuando coinciden. Los recordatorios de cobro tienen su bloque en Inicio y en Pendiente de cobrar. Todos conservan su apartado de consulta: agenda, cobros o vencimientos de proveedores.

Los avisos y el archivo automático de la aplicación se actualizan al abrirla o usarla. No son notificaciones bancarias ni un aviso push garantizado con la app cerrada. Para recibir un recordatorio fuera de la aplicación utiliza Añadir al calendario o Aviso en calendario y acepta el evento y sus avisos en tu calendario. Si pagas, cambias el vencimiento o cancelas la cita, actualiza o elimina también el evento exportado.

En Mi Agenda crea una cita, completa cliente, fecha, hora y descripción y guarda. Puedes preparar los datos por teclado o dictado. Desde la cita tienes las acciones disponibles de llamada, WhatsApp, email, ubicación y calendario según los datos guardados. Revisa el destinatario antes de enviar.

Cada ficha de trabajo reúne sus datos y documentos vinculados. Busca el cliente en el listado y abre su ficha. En Croquis y medidas puedes registrar medidas y material visual; compruébalos antes de utilizarlos. Los albaranes registran entregas y no sustituyen una factura. La voz propone datos, no verifica por sí sola una medición ni una entrega.

Usa la misma cuenta y la dirección de tu aplicación. Antes de cambiar de dispositivo comprueba que no haya cambios pendientes y que el guardado en la nube haya terminado. Las dos aplicaciones, personal y general, conservan sus espacios de trabajo; no mezcles sus copias.

Comprueba la cuenta y la conexión. Conserva o descarga una copia local antes de decidir qué datos recuperar. Si aparece un conflicto, revisa las opciones que muestra la aplicación y no sobrescribas una copia sin comprobarla. No borres los datos del navegador para intentar solucionarlo. Si tienes dudas, contacta con soporte.

Selecciona el mes, trimestre, año o fechas disponibles. El resumen usa la fecha del documento y separa importes e IVA según los datos registrados; los presupuestos no se suman como facturación. Los pagos previstos por vencimiento se consultan aparte. Para compartir un PDF elige la opción disponible; si se descarga, adjúntalo desde WhatsApp o el correo.

Comprueba la conexión y utiliza Reintentar o Volver a leer el justificante cuando aparezcan. Puedes completar los datos por teclado. Conserva el justificante y cualquier texto sin guardar. Si no tienes cambios pendientes, puedes cerrar y volver a abrir; si hay un error de sincronización, conserva las copias y comunica el mensaje exacto.

Abre Suscripción y consulta el estado disponible. Cuando exista una suscripción, podrás acceder a sus facturas y método de pago o solicitar la cancelación. Comprueba la confirmación que muestra el servicio. La suscripción de Oficina Fácil es independiente de tus cobros y pagos de negocio.

No repitas el pago sin comprobar el anterior. Conserva su referencia y fecha, comprueba que usas la cuenta con la que contrataste y comunica el error a soporte. No envíes números completos de tarjeta, contraseñas ni códigos de verificación.

Oficina Fácil protege el acceso a los documentos mediante autenticación y permisos vinculados a cada cuenta o empresa. Las funciones del equipo se limitan según el rol asignado y las comunicaciones con la aplicación utilizan HTTPS. La aplicación está en fase de desarrollo y pruebas; durante esta etapa se revisan sus medidas de seguridad y los procedimientos de protección de datos. Para probar sus funciones, utiliza datos ficticios siempre que sea posible. Consulta la política de privacidad para conocer el tratamiento de los datos y ejercer tus derechos.

Los documentos y adjuntos se guardan en la nube; el navegador también puede conservar copias locales de recuperación. Consulta Privacidad, descarga y derechos para conocer el tratamiento de datos, descargar tus copias y registrar una solicitud. Cancelar una suscripción no equivale a ordenar el borrado. La ubicación y las garantías de los proveedores se describen, con sus límites, en el anexo de proveedores.

Contacta con info@oficinafacilapp.es e indica la fecha, el apartado y el aviso observado. Evita adjuntar documentos de clientes; oculta los datos personales en las capturas. Nunca envíes contraseñas, códigos de verificación ni claves. Si utilizas un dispositivo compartido, cierra la sesión y protege también las copias descargadas.